Gastblog door Tea – Wanneer je een hectische, drukke baan hebt of gewoon heel veel om handen hebt, kan het beheersen van time management je leven een stuk minder stressvol maken. Het heeft even geduurd bij mij, maar ik had een ritme en een routine waar ik blij mee was. Maar omdat het bedrijf waar ik werk, samen is gevoegd en alles anders is geworden, ben ik helemaal opnieuw begonnen. En ik bedacht me dat het leuk zou zijn om wat tips met jullie te delen.

Maak lijstjes. We beginnen met een gouwe ouwe, maar het is niet voor niks de tip der tips: het maken van lijstjes is een essentieel onderdeel van je werk (en leven) organiseren, omdat je zo altijd weet wat er moet gebeuren en hoe je prioriteiten kunt stellen. Natuurlijk kun je met handige apps deze lijstjes op je telefoon maken, maar echte to-do lijstjes zijn stiekem veel leuker. Ik gebruik een maandoverzicht en maak daarnaast een dagelijkse to-do lijst. Voor beide kun je terecht bij Olga!

✘✘✘

Controleer je takenlijstje en markeer de taken die je liever niet doet in het groen. Dit zijn vaak de saaie en vermoeiende taken die je het liefst de hele dag uitstelt. De beste tijd om de minst leuke taken te doen, is meteen ’s ochtends. Je moet jezelf aanwennen om die taken niet uit te stellen en ze aan het begin van de dag te doen, anders loop je het risico dat je ze helemaal niet doet en dat wilen we natuurlijk niet. Deze eenvoudige techniek heeft mij geholpen om de meest irritante verplichtingen in de ochtend af te checken zodat ik de rest van de dag me kan concentreren op de dingen die ik wél leuk vind.

✘✘✘

Bewaar e-mails voor de middag. Het doornemen van e-mails neemt veel tijd in beslag en hoort tot één van mijn minst favoriete taken. Er waren dagen dat ik hele ochtenden verspilde aan het beantwoorden van een inbox vol met e-mails. Tot ik erachter kwam dat ik dit het beste kan uitstellen tot de middag zodat ik ’s ochtends de minder leuke en belangrijkere taken kan doen.

✘✘✘

Begin vroeg. Je hebt van die lijsten op Forbes of Bussiness Insider waar ze succesvolle personen vragen wat hun geheim van het succes is en meestal zullen ze je vertellen dat ze hun dag al heel vroeg beginnen. En ik heb zelf ook gemerkt dat de meeste hoge bazen waar ik mee te maken krijg, al om 7 uur aan het mailen zijn. En ik moet ik ze gelijk geven: wanneer je vroeg opstaat, heb je meer rust en kun je helder nadenken. Want naarmate de dag vordert, verlaagt je energie, wat resulteert in minder productiviteit.

✘✘✘

Delegeer. Je hebt absoluut geen tijd om alles zelf te doen, dus bespaar tijd op het werk door het te delegeren. Als je geluk hebt, zijn er stagiaires of een junior die het voor je kunnen doen. Als je freelancer bent, kun je erover nadenken om voor een paar uur een Virtual Assistant te nemen of dingen uit te besteden. Een beetje controle uit handen geven zal je uiteindelijk helpen om je tijd beter te beheren.

✘✘✘

Stop met multi-tasken. Multi-tasking lijkt de meest efficiënte manier om een heleboel dingen in één keer gedaan te krijgen, maar het kan je uitputten waardoor het je minder productief maakt. Stop met denken dat je vijf taken tegelijkertijd kunt uitvoeren, want je brandt jezelf gewoon op. We proberen van alles tegelijkertijd te doen, gaan laat naar bed en vragen ons dan af waarom we ons niet productief voelen…

✘✘✘

Neem een pauze. Zo nu en dan even weglopen van je bureau zal je helpen om je beter te kunnen concentreren op taken die nog moeten gebeuren. Dus maak een ommetje, zet een kopje koffie/thee of doe desk yoga – daar kan Adriene je natuurlijk bij helpen  –  waardoor je er een paar minuten tussenuit bent.

✘✘✘

Werk elke dag volgens hetzelfde schema. Als je werk het toelaat natuurlijk. Probeer je tijd zó te organiseren dat elke dag gewijd is aan één specifieke taak. Het is niet altijd mogelijk, maar je zult veel productiever zijn als je niet ieder uur een andere taak hoeft uit te voeren.

✘✘✘

Schakel meldingen uit. De moderne technologie heeft zich ontwikkeld tot een verslaving. ‘Even rondje social media doen’ zorgt dat je constant wordt afgeleid. Gelukkig is dit eenvoudig op te lossen door alle meldingen uit te schakelen. Neem dus zelf weer alle controle en kies ervoor om op bepaalde momenten – laten we zeggen tijdens de lunchpauze – te kijken hoe vaak je Snap is bekeken. Het lijkt vanzelfsprekend, maar toch zie ik om mij heen dat er iets te vaak naar de mobieltjes wordt gekeken.

✘✘✘

Als je lang moet reizen naar het werk of naar school: luister dan naar podcasts om interessante verhalen te horen, nieuwe vaardigheden te krijgen, op de hoogte te blijven van het wereldnieuws of een idee te krijgen over hoe je kunt werken aan een belangrijk doel in het leven. Olga’s podcast tips vindt je bij de maandelijkste Cinefetti round-up.

✘✘✘

Bereid de avond van tevoren voor. Om jezelf meer rust te geven in de ochtend en tijd te besparen, kun je dit al een avond van tevoren plannen. Je kunt bijvoorbeeld je outfit voor het werk al klaarleggen, je lunch inpakken en een takenlijstje maken van alles wat er in de komende 24 uur moet gebeuren.

✘✘✘

Wat zijn jullie time management tips?